Opštinski Strateški Energetski Plan (OSEP) nije statičan dokument, već više dugoročan plan za fokusiranje i usmeravanje napora i radnji na određenu energetsku strategiju. Ovaj plan uključuje ciljeve, razrađuje strategije i radnje za ostvarivanje ciljeva i određuje i raspoređuje resurse, da bi se garantovala efikasna realizacija ovih strategija.

Umesto donošenja rešenja godine za godinom, strateški plan može da bude:

• Proaktivan – skicira radnje, koje se zasnivaju na jasno razumevanje nacionalnih i opštinskih prioriteta;
• Pun - velikog obima, baziran na društvene prioritete, koji identifikuje i prati visoka isplativost preko koordinisanog planiranja i održivih napora;
• Strukturisan – obezbeđuje određene i dobro promišljene smernice kroz konkretan akcioni plan;
• Dugoročan – odobrava rešenja, koja zahtevaju dugogodišnje investicije ili planiranje; može da sadrži niz projekata, u zavisnosti od obezbeđivanja finansiranja;
• Dugotrajan – stvara pretpostavke za realizaciju koje izlaze van okvira sadašnje administracije.

ŠTA: Prvi kritičan korak nakon zvaničnog donošenja rešenja o izradi Opštinskog Strateškog Energetskog Plana (OSEP), je stvaranje snažnog Vodećeg Tima.

ZAŠTO: Uspešan završetak procesa  stvaranja OSEP-a zahteva određivanje Vodećeg tima, koji će:

• Održavati fokus OSEP-a
• Koordinisati sve zvanične  organe
• Motivisati zainteresovane strane da učestvuju aktivno u stvaranju OSEP-a
• Motivisati uspešno završavanje OSEP-a
• Obezbediti realizaciju OSEP-a.
•  

KO: opštinsko rukovodstvo treba da inicira stvaranje Vodećeg OSEP tima.

KAKO: U fazi planiranja, OSEP inicijatori (Opštinsko rukovodstvo) treba da:

• Identifikuje efikasne lidere
• Odredi i rukovodi Vodeći OSEP Tim.

KADA: Vodeći OSEP Tim treba da stvori što pre, ali ne kasnije od donošenja rešenja za razradu OSEP-a. Sastanak  OSEP Tima daće trenutni impuls i pokazaće konkretne radnje na identifikaciji zainteresovanih strana (vidi Korak 2).

Korak 2: Identifikujte i angažujte zainteresovane  strane

ŠTA: Angažovanje članova društva u procesu energetskog planiranja će vam pomoći da planirate boje, jer je stvaranje sigurne energetske budućnosti u rukama lokalne vlasti ili društva. Kada određujete ko će se uključiti, ne zaboravite, da neki ljudi već imaju kako viziju, tako i direktan interes za definisanje održive energetske budućnosti. Drugi, možda još uvek nisu upoznati problemom ili nisu stupili u akciju.

ZAŠTO: Privlačenje širokog kruga zainteresovanih strana iz lokalne vlasti je  važno, jer:

• Učešće širokog kruga zainteresovanih strana povoljno je za obezbeđivanje široke podrške.
• Plan zahteva podršku rukovodioca sektora i službenika  na izbornim funkcijama, koji su zainteresovani, sa stanovišta svojih birača.
• Zainteresovane strane mogu da ponude važnu informaciju i da obezbede realni lokalni kontekst za ideje.
• Doprinos zainteresovanih strana pomaže da se postave prioritetne preporuke na osnovu ciljeva i prioriteta opštine.

KO: Vodeći tim identifikuje zainteresovane strane i planira obim njihovog učešća, a menadžer planiranje i upravljanje logistikom. Rukovodilac projekta može da ujedini napore PR sektora, a takođe i sa konsultantima, stažistima, i/ili lokalnim dobrovoljcima, koji bi mogli da daju dragocenu pomoć.

KAKO: Za vreme ove faze procesa planiranja Vodeći tim treba da:

• Identifikuje zainteresovane  strane, koje će se uključiti.
• Angažuje zainteresovane strane.
• Maksimalizuje značaj zainteresovanih strana u procesu planiranja.

KADA: Razrada strategije za privlačenje zainteresovanih strana obično je prva tačka dnevnog reda Vodećeg tima. Doprinos zainteresovanih organizacija, koje će  biti angažovane na razradi načina za dobijanje njihove pomoći, su prioritetni zadaci. Menadžer  planiranja i Vodeći tim treba da odvoje četiri do šest nedelja da stvore i pretoče u akciju strategiju za privlačenje zainteresovanih strana. Sam angažman zainteresovanih strana će  se nastaviti u celom procesu energetskog planiranja.

Korak 3: Izrada energetske vizije

ŠTA: Efikasna energetska vizija predstavlja predstavljanje načina, na koji društvo želi da izgleda opština za 10-20 godina.

ZAŠTO: Ovo „najbolje predstavljanje budućnosti“  predstavlja fokus za ostali deo rada na OSEP-u. A jasno izražena, transparentna i podeljena vizija  za energetsku budućnost društva određuje smer pratećih rešenja po pitanju ciljeva, strategije i rada opštine.

KO: Ovaj korak inicira i rukovodi Vodeći tim sa učešćem osnovnih zainteresovanih strana

KAKO: Za vreme ove faze procesa planiranja Vodeći tim treba da:

• Identifikuje osnovne principe i prioritete, koji će se koristiti kao osnova vizije;
• Stvori ciljanu formulaciju vizije;
• Kaže finalnu viziju širokoj javnosti.

KADA: Izrada nove energetske vizije oduzima od četiri do šest nedelja i treba da počne nakon formiranja Vodećeg tima, jer će on rukovoditi ovaj korak. Doprinos zainteresovanih strana takođe je važan, te je neophodno da ključne zainteresovane strane budu identifikovane i angažovane, čak iako u ovoj fazi celokupni parametri njihovog angažmana nisu finalizovani. Neke opštine već imaju izrađenu širu viziju, ili će otkriti, da se energetska vizija uklapa u obim postojeće formulacije vizije za budućnost opštine. Ponovno izražavanje širokog i već utvrđenog cilja  javnosti  je prihvatljivo i u nekim slučajevima čak može  biti i prednost, jer smanjuje  vreme, neophodno za realizaciju ovog koraka. Uprkos tome, ne zanemarujte prednosti razrade vizije sa posebnim akcentom na to kako će izgledati eventualna budućnost opštine, da bi je koristili kao motivaciju i fokus za predstojeći rad na energetskom planiranju.

Korak 4: Procenite trenutni energetski profil

ŠTA: Energetski profil oslikava energetsko stanje teritorijalne  jedinice, uključujući:

• Tekuće i prognozirane podatke za isporuku i potrošnju energije.
• Opis postojećih aktivnosti, povezanih sa energetikom, projekti, programi i politike.
• Informacija po pitanju ljudskih i organizacionih resursa, koji će pomagati implementaciju OSEP-a.

Rezime konstatacija i zaključaka iz ove procene, zajedno sa glavom o rezultatima prethodnih faza, biće  objavljeno kao energetski profil.

ZAŠTO: Da bi razradili OSEP, koji će  postići energetsku viziju, izraženu za vreme faze 3, treba da znate gde se nalazite. Ciljevi, strategije i  aktivnosti, koje ćete odrediti u sledećim fazama, biće najefikasnije, ako su informisane i postavljene na tekućim podacima o potrošnji energije i postojećim organizacionim i političkim okvirom. To će garantovati da  je plan fokusiran na realne propuste i/ili potrebe i da su identifikovane aktivnosti ostvarive. Sadašnja situacija takođe će poslužiti kao osnova za merenje budućeg napretka.

KO: Ovaj korak realizuje menadžer planiranja i Vodeći tim. Osim ako rad na planiranju nije veoma mali, Vodeći tim najverovatnije će  trebati da identifikuje i angažuje dodatnu unutrašnju i spoljašnju ekspertizu, koja će pomoći timu u prikupljanju i analizi neophodnih podataka.

KAKO: Da bi oslikao energetski okvir, Vodeći tim treba da:

• Razradi obim i angažuje stručnjake za energetski profil.
• Proceni i tekuću potrošnju i isporuku energije.
• Napravi spisak sa lokalnim, državnim, regionalnim i javnim politikama, planovima, projektima i programima.
• Identifikuje postojeće ljudske i organizacione resurse.
• Organizuje i saopšti napravljene konstatacije.

KADA: Razradite energetski profil na početku procesa OSEP-a, pre nego što odredite ciljeve i izaberete strategije i aktivnosti. Ovaj korak može da se ostvari za nekoliko nedelja, ili da oduzme nekoliko meseci u zavisnosti od obima plana i profila i dimenzija teritorijalne jedinice. Da bi izbegli velika kašnjenja za vreme ovog koraka, menadžer planiranja i Vodećeg tima mogu da započnu identifikaciju resursa i prikupljanja informacija za profil ranije, paralelno sa Koracima 1-3.

Korak 5: Razradite energetske ciljeve i strategije

ŠTA: Upoznati sa rezultatima iz energetskog profila, jasni dugoročni ciljevi i kratkoročnije strategije obezbeđuju put od konceptualne energetske vizije do konkretnih, rentabilnih aktivnosti.

ZAŠTO: Jasno definisani ciljevi i strategije formiraju okvir ostalog dela strukture plana i usmeravaju rešenja o tome kakve  aktivnosti (uključujući politike, programe i projekte) da budu predložene. Ciljevi i strategije takođe olakšavaju saopštavanje specifičnih vrednosti uloženog truda ključnoj javnosti i daju osnovu za praćenje i merenje napretka.

KO: Ovaj deo rada na OSEP-u vrši Vodeći tim, koji razrađuje projekat ciljeva i strategija, zasnovanih na viziji, ranog doprinosa zainteresovanih strana, kao i rezultate iz energetskog profila. Prethodni predlozi se razmatraju sa zainteresovanim stranama, komentarišu i diskutuju, zatim ih Vodeći tim prerađuje i konačna verzija ciljeva i strategije odobrava se od strane Rukovodstva (predsednik, opštinsko veće i td., u zavisnosti od strukture).

KAKO: Za vreme ove faze procesa planiranja, Vodeći tim treba da:

• Izabere efikasan jezik za ciljeve.
• Razradi jasne i merljive ciljeve.
• Identifikovati strategije za ostvarivanje ciljeve.
• Uključi prinos zainteresovanih strana.
• Popularizuje ciljeve i strategije.

ŠTA: Planirajte određivanje ciljeva i strategija odmah nakon što završite energetski profil. Energetski profil doprinosi identifikaciju oblasti poboljšanja i napora za nagrađivanje, tako da ciljevi i strategije treba da proisteknu iz njega. To je jedan ozbiljan korak – ako je neophodno široko učešće zainteresovanih strana, on može zahtevati ozbiljan rad na prikupljanju i sintezi doprinosa. Ipak pokušajte da ga ograničite na 4-6 nedelja. Ubrzajte proces tako što ćete dati rukopise na osnovu kojih će se strane izjasniti, umesto da počinju od nule.

Korak 6: Identifikujte i prioritizujte aktivnosti

ŠTA: Nakon finaliziranja energetskih ciljeva i strategija, sledi da se izradi i klasifikuje spisak sa potencijalnim aktivnostima za njihovo ostvarenje.

ZAŠTO: Ciljevi i strategije će biti realizovani sa konkretnim aktivnostima. Tu je širok spektar političkih, programskih i projektnih aktivnosti, od kojih opština može da bira, tako da treba detaljno da se razmotre i kasnije postave prioriteti. Umišljena identifikacija i skiciranje kriterijuma i osnova za klasifikovanje ovih aktivnosti će:

• Garantovati fokus onih aktivnosti, koje će biti efikasne za postizanje ciljeva;
• Obezbediti smernice za realizaciju plana, u slučaju da im resursi budu ograničeni u budućnosti;
• Pomoći da se nagomila podrška.

KO: Vodeći tim sprovodi ovaj korak, uključujući i stvaranje sistema za klasifikovanje i izradu spiska aktivnosti. Menadžer planiranja odgovara za logistiku. Zainteresovane strane daju svoj doprinos u procesu pomažući dopunu spiska sa potencijalnim energetskim merama, usmerenih ka ostvarivanju ciljeva kao i za prioritizaciju aktivnosti. Uključivanje doprinosa od zainteresovanih strana daje mogućnost identifikacije šireg kruga potencijalnih aktivnosti u energetskom sektoru. Takođe tako stvara kod zainteresovanih strana osećaj autorstva za plan i stavlja početni korak, neophodan za identifikaciju strana odgovornih za implementaciju prioritizacije aktivnosti (razmotrenih u Koraku 8).

KAKO: Da bi identifikovao i prioritizovao efikasne aktivnosti za OSEP, Vodeći timtreba da:

• Stvori sistem za klasifikaciju ideja.
• Odredi politike, programe i projekte, koje će uzeti u obzir.
• Klasifikovati i oceniti mogućnosti  prema ciljevima i strategijama.

KADA: Ovaj korak može da se napravi paralelno sa razvojem ciljeva i strategija, kao i u fazi proučavanja razrade strategije za finansiranje. Kao kod Koraka 5, pokušajte da smestite implementaciju u 4-6 nedelja.

Korak 7: Sastavite finansijsku strategiju

ŠTA: Izdvajajući vreme da obeležite mogućnosti za finansiranje aktivnosti u okviru plana, povećaćete verovatnoću da se one stvarno realizuju. Mogućnosti za finansiranje se razlikuju po pitanju profila rizika i vremenskog horizonta. Postoje načini ovi krediti i projekti da se struktuišu tako da se rizik svede na minimum i da se ujedine prihodi i finansiranja sa planom otplate. Izvori finansiranja razlikuju se takođe u po pitanju vremena, tako da će svaka teritorijalna jedinica morati da razradi specifičnu strategiju za njene lokalne uslove i potrebe.

ZAŠTO: Razrada sveobuhvatne strategije za finansiranje kao deo OSEP-a daje mogućnost za:
• Identifikaciju odgovarajućeg finansiranja za različite aktivnosti.
• Režiju kraćeg i dugoročnog finansiranja.
• Efikasno korišćenje novčanika za finansiranje.
• Veću podršku i verovatnost za usvajanje OSEP-a.

KO: Vodeći tim radi sa lokalnim predstavnicima državnih finansijskih institucija na tom zadatku. Zainteresovane strane, koje imaju finansijski interes, takođe treba da budu uključene, poput:
• Regionalne / državne institucije, ponuđači komunalnih usluga ili administratora finansija programa za energetsku efikasnost;
• Predstavnike lokalnih finansijskih institucija, uključujući banke, kreditne saveze, fondacije, investicione fondove i dr.
KAKO: Da bi se pronašla odgovarajuća finansijska podrška za OSEP, Vodeći tim treba da:
• Shvati finansijske kriterijume za različite vrste energetskih aktivnosti.
• Identifikuje potencijalne izvore finansiranja.
• Napravi izbor mehanizama za predložene aktivnosti u OSEP-u.
Angažujte stručnjake kao deo specijalizovane radne grupe zainteresovani strana sa finansijskim fokusom ili posredstvom individualnih intervjua. Takođe je neophodno da rukovodstvo obezbedi povratnu informaciju za vreme ovog koraka.

KADA: Projektovanje celokupne finansijske strategije je složeno i može da oduzme nekoliko meseci, zato je važno da započnete finansijska proučavanja i sastanke na početku procesa OSEP. Može se početi rad na terenu onda, kada početni razgovori mogu da posluže kao informacija za energetsku procenu (vidi Korak 4), a prethodne konsultacije mogu da pomognu u identifikaciji i prioritizaciji aktivnosti (vidi korak 6). Finansijska strategija biće finalizovana kao deo plana za realizaciju (vidi Korak 8).

Korak 8: Stvorite Plan za realizaciju

ŠTA: Plan za realizaciju predstavlja detaljnu informaciju, koja određuje finalne aktivnosti na OSEP-u, uključujući i ko će biti odgovoran za svaku aktivnost, kakve će se konkretni rezultati postići i kada će biti realizovani. On takođe uključuje izvode iz strategije za finansiranje (vidi Korak 7) i plan da se pravi tekući monitoring i procena (vidi Korak 9). Plan za realizaciju biće integrisan u konačnom izveštaju za OSEP i može da se koristi kao samostalni dokument u fazi realizacije.

ZAŠTO: Stvaranje formalnog plana za realizaciju je od ključnog značaja za realizaciju vizije, ciljeva i strategije, kao i pretvaranje celokupnog OSEP-a u realnost jer:

• Oslikava resurse, personal i budžet, neophodan za održavanje aktivnosti iz OSEP-a;
• Saopštava očekivanja personalu u lokalnoj administraciji i u javnosti;
• Omogućava polaznu tačku, koju će sve strane koristiti u fazi realizacije , da bi se garantovalo da se aktivnosti odvijaju u pravilnom smeru i da su postavljeni ciljevi ostvareni.

KO: vodeći tim realizuje ovu aktivnost uz pomoć menadžera planiranja. Imajte u vidu, da bi bilo najefikasnije, planiranje realizacije često zahteva dodatne podatke i podršku. Ovde informacija od zainteresovanih strana je važna, imajući u vidu da se odgovornosti za aktivnosti po planu dodele odgovarajućim sektorima i/ili javnim grupama i da se ustanove razumni rokovi. Rukovodstvo treba da potpiše plan realizacije, uključujući prioritetne aktivnosti, finansijsku strategiju (vidi korak 7), kao i plan za monitoring i izveštavanje o napretku (vidi Korak 9).

KAKO: da bi se obezbedila efikasna primena OSEP-a, Vodeći tim treba da:

• Razradi plan aktivnosti
• Odredi operativne odgovornosti
• Uključi OSEP u drugim uslovima za planiranje i budžetiranje.

Angažujte stručnjake kao deo stručne radne grupe zainteresovanih strana sa finansijskim fokusom ili posredstvom individualnih intervjua. Rukovodstvo takođe treba da ostvari povratnu vezu za vreme ovog koraka.

KADA: Jednom kada su aktivnosti i izvori finansiranja identifikovani, ovaj korak bi trebalo da oduzme oko 4-6 nedelje za OSEP za manji obim i 6-8 nedelja za veći. Najintenzivniji deo  sa gledišta vremena je da odgovarajuće strane postignu konsenzus po pitanju odgovornosti implementacije. Angažovanje zainteresovanih strana u ranim fazama može tome pomoći. Plan treba da se razvija paralelno sa procedurama posmatranja, procenom i beleženjem napretka (vidi Korak 9).

Korak 9: Planirajte procenu

ŠTA: Čak i da izgleda rano da se misli o proceni rezultata aktivnosti na OSEP-u, određivanje jasnog procesa za periodičnu i početnu procenu znači da je odgovornost za ove važne korake jasna i namenjena. Identifikujte resurse za monitoring i procenu napretka zajedno sa razradom plana realizacije. Takođe tako dajte ovu informaciju javnosti i pravite neophodne korekcije.

ZAŠTO:  Monitoring i procena su od izuzetnog značaja za krajnji uspeh OSEP-a, jer one omogućavaju:

• Informisano upravljanje aktivnostima;
• Regulisanje strategije sa ciljem da se koriguju ili kompenzuju odstupanja ili deficiti;
• Potvrda napretka na ciljevima;
• Izveštaji o napretku jasnim organima sa  ciljem održavanja interesovanja;
• Obeležavanje uspeha.

KO: Odredite nekoga, ko će razraditi i kontrolisati realizaciju aktivnosti za monitoring, procena i obeležavanje napretka na OSEP-u. Odgovornost realizacije i praćenja nekih aktivnosti pripada vodećem timu  za svaku aktivnost, menadžer planiranja je dobar kandidat za tekuću odgovornost nagomilane i sintezirane informacije za ceo plan. Uverite se da ste obezbedili neophodna  sredstva i vreme za funkcije na tekućem praćenju, proceni i očitavanju. Ova aktivnost treba da bude odobrena od Rukovodstva, kao deo odobrenja plana za realizaciju (vidi Korak 8).

KAKO: Da bi povećao šanse za uspeh plana, Vodeći tim treba da:

• Stvori plan za merenje i očitavanje realizacije.
• Pravi regularnu procenu i pravi izveštaje o efikasnosti punog OSEP-a i njenih komponenti.
• Obnavlja OSEP kada je neophodno, da bi se garantovali najbolji rezultati.

KADA: procedure posmatranja, procene, očitavanja i aktualizacije treba da budu nerazdvojni deo plana za realizaciju i treba da budu razrađeni paralelno sa Korakom 8. Kao i sa planom, to može da oduzme 4-8 nedelje u zavisnosti od obima i težine OSEP-a. Jednom pripremljena, informacija sakupljena kroz ove periodične procene  treba da se pretvori u redovni deo  izveštaja po OSEP-u i informativnih aktivnosti u javnosti (vidi Korak 10).

Korak 10: Razradite , Usvojite i Popularizujte OSEP

ŠTA: Poslednja faza procesa planiranja je da se izradi konačan OSEP, da se predstavi za zvanično usvajanje i da se poširi u javnosti. Konačna varijanta OSEP-a predstavlja svojevrsnu kartu energetske budućnosti opštine, reglamentuje kako stoje stvari danas, kakva je dugoročna vizija, kao i ciljevi, strategije i aktivnosti za ostvarenje  ove vizije. OSEp takođe uključuje lan realizacije, uključujući i odgovorna lica, rokove, finansijsku strategiju  proceduru za praćenje napretka.

ZAŠTO: Konačni OSEP sadrži rezultate procesa u jednom dokumentu, koji će saopštiti na  efikasan način ljudima koji odlučuju i javnosti rezultate iz faze planiranja i važnost nuđenja podrške, da bi se plan realizovao. Nakon što je jednom završen, veoma je važno da OSEP  bude zvanično usvojen,  tako da postoji zvanični angažman njegove realizacije i  da postoji realna težina pri budućim projekcijama budžeta i planiranja drugih projekata. Nakon usvajanja i za vreme realizacije, OSEP treba da bude javan, da bi se angažovala javnost i da se dobije njena podrška.

KO: Izradu finalnog OSEP-a vodi menadžer planiranja ili drugo  ovlašćeno lice, pod rukovodstvom Vodećeg tima. Vodeći tim, načelu sa Rukovodstvom nudi OSEP opštinskom veću, načelniku okruga ili drugom relevantnom državnom organu i preporučuje usvajanje. Jednom usvojen Vodeći tim ili menadžer planiranja u koordinaciji sa opštinskim stručnjacima u vezi sa javnošću, daju napore za popularizaciju OSEP-a i izvršavaju tekuću popularizaciju u javnosti.

KAKO:  Da bi finalizovao i počeo realizaciju OSEP-a, Vodeći tim će morati da:

• Izradi konačni OSEP;
• Raspolaže sa zvanično usvojenim OSEP-om;
• Razglasi usvajanje i početak OSEP-a;
• Planira korišćenje efikasnih strategija za komunikaciju i vezama sa javnošću, da bi se popularizovao OSEP.

KADA: Sastavljanje konačnog OSEP-a može da  traje nekoliko meseci, ali da bi se izbegao duži vremenski period između završavanja planiranja i sastavljanja rezultata, Vodeći tim treba da razmotri kako i u kom obliku će biti razvijen plan u početku (naprimer, paralelno sa Fazom 5 ili 6). Nakon toga da napravi šemu sadržaja i da skicira plan, a da istovremeno završi prethodno navedene korake, tako da se materijali dodaju kao završeni. Nakon što je plan završen, Rukovodstvo i Vodeći tim će morati da rade na brzom usvajanju i početku OSEP-a, da bi se sačuvala inercija do njegove implementacije. Povezana strategija o javnosti može da bude razvijena kada kasnije faze planiranja su razmotrene i krajnji OSEP je završen.